Organizações que passaram pelo processo.
Cada depoimento aqui reflete um projeto com escopo definido, entregáveis concretos e uma equipe interna que saiu do processo com capacidade de manter o que foi construído.
Voltar ao inícioacervos organizados
média de satisfação
projetos com log assinado
programas com prazo fixo
O que os clientes relatam após os projetos.
Marcelo Souza
Gerente de Operações · Brasília-DF
"Contratamos a elaboração da tabela de temporalidade porque nunca tínhamos tido isso por escrito. O trabalho foi concluído dentro do prazo de três semanas e o resultado foi uma planilha que qualquer pessoa do departamento consegue consultar e entender. A lista de prazos a confirmar com nosso advogado foi particularmente útil — não tínhamos percebido quantos pontos precisavam de validação externa."
Junho de 2025
Ana Ferreira
Diretora Administrativa · Asa Norte, DF
"Fizemos a reorganização do nosso arquivo durante uma mudança de escritório. A equipe da Ardósia chegou antes da mudança, fez o levantamento e nos entregou o índice com a localização de cada série antes de movermos qualquer caixa. O guia de manutenção ajudou muito quando contratamos uma nova assistente — ela conseguiu entender o sistema sem que eu precisasse explicar tudo do zero."
Maio de 2025
Roberto Pimentel
Coordenador Jurídico · Lago Sul, DF
"O que me convenceu a contratar foi o fato de a Ardósia deixar claro desde a proposta o que não faz parte do escopo. Nenhuma promessa sobre prazos legais — só a estruturação. Isso é exatamente o que eu precisava, porque a decisão sobre os prazos precisa passar pelo meu escritório de qualquer forma. O log de destinação tem sido muito útil em due diligences."
Junho de 2025
Carla Bezerra
Gerente Financeira · Águas Claras, DF
"Nosso arquivo digital estava fragmentado em três drives diferentes, cada um com uma lógica própria de pastas. A Ardósia fez o levantamento, propôs um esquema de classificação único e reorganizou tudo em oito semanas. A convenção de nomenclatura que entregaram é simples o suficiente para qualquer um seguir."
Julho de 2025
Tiago Lima
Superintendente · Taguatinga, DF
"Contratamos o programa de modelo operacional para unificar o padrão de arquivo entre nossas três filiais. O trabalho levou as doze semanas previstas — sem atraso. O calendário de revisão anual que entregaram já está no nosso planejamento para o próximo ano. O treinamento dos responsáveis locais foi o ponto mais relevante — sem isso, o sistema não teria chegado às filiais."
Maio de 2025
Viviane Nogueira
Analista de Processos · Guará, DF
"Fiz primeiro a tabela de temporalidade e, seis meses depois, a reorganização do arquivo. Faz sentido como progressão — saber o que precisa ser guardado facilitou muito a reorganização física. A equipe foi direta, sem criar complexidade desnecessária no processo."
Junho de 2025
Projetos em detalhe.
Acervo físico e digital em paralelo, sem padrão unificado
Desafio
O escritório acumulou processos físicos e digitais ao longo de 12 anos sem um critério unificado. Documentos do mesmo cliente existiam em pastas com nomes diferentes no servidor e em caixas sem identificação na sala de arquivo. Localizar um processo específico levava em média 20 minutos.
Intervenção
A Ardósia fez o levantamento em paralelo — arquivo físico e servidor — e propôs um esquema de classificação único para os dois meios. Em oito semanas, reindexou as caixas físicas, reorganizou a estrutura de pastas no servidor e entregou um índice que permite localizar qualquer processo pelos dois canais.
Resultado
O tempo médio de localização caiu de 20 para menos de 3 minutos. Quarenta e duas caixas foram descartadas com log assinado após o levantamento identificar documentos além do prazo de guarda. A convenção de nomenclatura está em uso desde o encerramento do projeto.
"O índice unificado foi o que mais impactou a rotina. Agora qualquer pessoa do escritório consegue localizar um processo sem precisar perguntar para o sócio que abriu a pasta." — Coordenador do caso
Três unidades, três lógicas de arquivo diferentes
Desafio
Cada unidade da empresa tinha desenvolvido sua própria forma de organizar projetos, contratos e laudos ao longo dos anos. Na consolidação, era impossível encontrar documentos de obras que tinham envolvido mais de uma unidade porque cada filial guardava sua parte de forma diferente.
Intervenção
O programa de modelo operacional mapeou as três unidades, identificou as classes documentais comuns e as específicas, e desenvolveu um framework de classificação único. O treinamento dos responsáveis locais aconteceu presencialmente em cada filial para garantir que o padrão fosse compreendido, não apenas distribuído por e-mail.
Resultado
As três unidades adotaram o mesmo esquema de classificação. O procedimento de destinação com trilha de evidências foi incorporado ao processo mensal de revisão de arquivos. O calendário de revisão anual está previsto para o segundo semestre de 2025.
"A parte do treinamento presencial foi o diferencial. Sem ela, o padrão teria ficado só no papel da matriz." — Superintendente da empresa
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